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ORGANIZAÇÃO DE E-MAIL: 08 Dicas Para Te Auxiliar!


No post anterior falamos de várias dicas para sua organização digital (Confira Aqui) e agora, vamos focar em um item muito importante no nosso dia a dia: a caixa de E-mail. Atualmente, quase todas as informações e formalizações (principalmente na rotina de nosso trabalho) são armazenadas e trocadas via e-mail e, dessa forma, devemos ter muito cuidado para que estes conteúdos sejam muito bem categorizados e não se percam, principalmente pela sua importância.

Abaixo, selecionei algumas dicas para facilitar neste armazenamento e deixar sua vida muito mais prática e rápida, além da seguridade de não perder tais informações.

Dica 01:

Primeira e mais importante delas, crie pastas especificas com assuntos para armazenamento de seus e-mails. Se necessário, crie também sub pastas por temas específicos para ser mais fácil de encontrar o e-mail que está procurando, indo diretamente ao assunto da pasta.

Dica 02:

Procure sempre responder seus e-mails no mesmo dia que os recebeu. Tente fazer com que isso seja uma rotina, ajudando para que não se esqueça de nenhum e-mail;

Dica 03:

Caso você não consiga responder todos os seus e-mails no mesmo dia, deixo-os como ‘não lido’, assim no dia seguinte, você consegue filtrá-los melhor;

Dica 04:

Deixe na sua caixa de entrada apenas os e-mails que precisam ser lembrados e/ou que ainda não foram resolvidos. Os demais e-mails resolvidos você pode armazená-los nas pastas e sub pastas criadas. Dessa forma, você consegue visualizar mais rapidamente as pendências e organizar mais facilmente sua rotina.

Dica 05:

Nos e-mails nós também temos a opção de marcá-los como ‘Tarefa’, assim ele poderá lembrá-lo ou recordar conforme a atividade agendada. Além deste e-mails ficar em uma posição de destaque na sua caixa de entrada;

Dica 06:

Sincronize suas contas de e-mails, você terá todas as informações em apenas uma caixa de entrada, evitando que você tenha que entrar em vários e-mails diferentes e ter que organizar várias caixas de e-mails;

Dica 07:

Direcione todos os e-mails spam para uma caixa especifica, assim você se organiza uma vez por dia para verificar esta pasta de e-mails, filtrar os e-mails importante e deletar os e-mails não importantes (nesta hora você irá perceber que a maioria dos e-mails spam não são importantes!! Rs...). Assim estes e-mails não se acumulam na sua caixa principal e você sempre estará com sua caixa organizada;

Dica 08:

Descadastre seus e-mails de spans que não lhe interessam, assim você diminui o tempo de deletar os e-mails que não são interessantes.

Com apenas um tempinho do seu dia você consegue organizar seu e-mails utilizando estas dicas e otimizar seu tempo pelo restante de seus dias. E lembre-se de tempos em tempos, é necessário refazer uma limpeza geral e reorganizar sua caixa de e-mails, para que ela sempre se mantenha organizada.

A Organizer da THACO. está à disposição para qualquer dúvida e auxilio que você precise. Venha fazer uma consultoria online conosco e entender o que nós podemos lhe auxiliar.

Priscila Sotto é arquiteta Organizer da THACO. Para entrar em contato com ela, Clique Aqui.

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